El proceso de cobro: resumen práctico para aportantes y cómo evitar el coactivo
¿Te ha llegado una notificación de cobro pensional por una deuda que no sabías que existía?
Cada vez más empresas en Colombia se enfrentan a procesos de cobro adelantados por las administradoras de fondos de pensiones, en los que se les exige el pago de aportes presuntamente omitidos o por inconsistencias en su historial de cotización. Lo que comienza como una solicitud de cobro administrativo puede transformarse rápidamente en un proceso de cobro coactivo, con consecuencias que afectan directamente el patrimonio de tu empresa.
¿Quién es un aportante?
El aportante es quien efectúa los pagos al Sistema General de Seguridad Social, y es responsable de garantizar que sus empleados o él mismo, estén afiliados y al día en su pago de aportes. En virtud de esta calidad y sus obligaciones, surgen una serie de deudas ante el incumplimiento o error en el pago de estas obligaciones. El proceso de cobro permite a las administradoras recaudar directamente las obligaciones que se les adeudan. Esto puede terminar en medidas cautelares, en caso de no gestionar estas deudas a tiempo y no ejercer la defensa prevista en la ley. En la práctica, muchos aportantes solo se enteran de la deuda cuando ya hay términos vencidos y medidas ejecutadas.
¿Qué es el procedimiento de cobro?
Surge cuando se reportan nuevas deudas en los diferentes portales e inicia con una etapa persuasiva, con el requerimiento de constitución en mora. Si no se realiza el pago ni se presenta oposición válida, la entidad emite una liquidación certificada de la deuda, que presta mérito ejecutivo y puede ser recurrida mediante reposición. Si la deuda persiste, se expide el mandamiento de pago, lo que abre la puerta a embargos y otras medidas de ejecución. Esta última etapa compone el llamado procedimiento administrativo coactivo.
El cobro coactivo es un procedimiento de ejecución administrativa, regulado por el artículo 98 y siguientes del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA). Este permite que ciertas entidades como las administradoras de pensiones, exijan el pago de obligaciones sin necesidad de un proceso judicial, pues recaudan y administran contribuciones parafiscales, constituidas por las cotizaciones de los empleados y los aportes de los empleadores para las pensiones.1
Para que el proceso sea válido, la deuda debe estar contenida en un acto administrativo debidamente notificado. Además, deben respetarse términos, recursos y garantías, como el derecho al debido proceso y a la defensa.
¿Cómo prepararse ante un eventual proceso de cobro?
Es fundamental que los aportantes adopten medidas preventivas; tomar una actitud pasiva puede significar perder la oportunidad de controvertir una deuda, evitar un embargo o, incluso, depurar obligaciones que deben ser gestionadas. Por ello, resulta clave actuar con diligencia frente a cualquier comunicación de las administradoras y, mejor aún, anticiparse con acciones concretas de control y monitoreo. Teniendo esto en cuenta, te compartimos algunas recomendaciones para gestionar los cobros pensionales de tu empresa:
- Mapear los canales de notificación: verifica qué dirección de correo electrónico y dirección física tiene registrada la administradora.
- Atento a los términos: siempre ten en cuenta el término de la guía de notificación del correo certificado en el que llega la notificación física.
- Consultar periódicamente el portal: revisa con frecuencia si hay nuevas deudas en los portales, para determinar pasos a seguir.
- Gestionar las nuevas deudas: todos aquellos nuevos reportes deben ser gestionados oportunamente para evitar recibir procesos de cobro.
- Identificar posibles deudas prescritas: algunas obligaciones ya no son exigibles, revisa los plazos legales.
- Ejercer los recursos oportunamente: interpón las objeciones o recursos de reposición dentro de los términos legales.
Una gestión preventiva por parte de las empresas puede marcar la diferencia. Conocer a fondo el procedimiento, estar al día en las obligaciones y reaccionar a tiempo frente a los requerimientos permite reducir riesgos y proteger el patrimonio corporativo. Si tienes dudas sobre el proceso de cobro coactivo, o necesitas orientación específica, estamos a tu disposición para ayudar a tu empresa a ponerse al día en sus obligaciones en materia pensional.