Visitas sorpresa del Ministerio: lo que su empresa debe tener listo
En los últimos meses, las visitas sorpresa a empresas colombianas se han intensificado y tienen un patrón claro: el inspector pide acceso al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), revisa lo que encuentra ese día y lo compara con lo reportado por la empresa en la plataforma oficial. Si hay diferencias, no solo hay sanción, sino también un agravante por mala fe.
En ese contexto, cobra especial relevancia la Circular 027 del 26 de febrero de 2026, mediante la cual se fijó el 31 de julio como fecha límite para que los empleadores reporten su autoevaluación del SG-SST correspondiente al año 2025 y el plan de mejora en sgrl.mintrabajo.gov.co
Así las cosas, considerar este proceso como un simple trámite digital puede llevar a interpretaciones erróneas, y generar riesgos sancionatorios para la empresa.
La autoevaluación debe realizarse con base a la Resolución 0312 de 2019, que define los estándares mínimos como requisitos de obligatorio cumplimiento —no sugerencias ni buenas prácticas— cuyo incumplimiento puede derivar en sanciones de hasta 500 salarios mínimos.
La evaluación cubre cinco dimensiones:
- Los recursos humanos y financieros destinados al sistema.
- La gestión integral, qué comprende la política, los objetivos y el plan de trabajo.
- La gestión del riesgo, incluyendo la identificación de peligros, los controles y la investigación de accidentes.
- La capacitación de los trabajadores.
- La mejora continua mediante auditorías y acciones correctivas.
El resultado ubica a la empresa en una de tres categorías, de las cuales se desprenden distintas acciones para la empresa de la siguiente forma:
- Aceptable (más del 85%): mantener la calificación e incluir acciones de mejora en el plan anual de trabajo.
- Moderadamente aceptable (entre 60% y 85%): implementar un plan de mejoramiento y reportar avances a la ARL en un plazo máximo seis meses.
- Crítica (menos del 60%): ejecutar un plan de mejoramiento inmediato, reportar a la ARL en un máximo de tres meses y recibir visita de seguimiento del Ministerio.
Esta clasificación no constituye un dato interno: es una señal que el Ministerio utiliza para priorizar las visitas de inspección.
Lo que debe estar listo antes del 31 de julio
La autoevaluación y el plan de mejora correspondientes al año 2025 debieron realizarse antes del 31 de diciembre de ese mismo año, junto con el plan de trabajo para 2026. Todos los documentos deben estar fechados, firmados y coincidir con la evaluación realizada junto con la ARL. Cualquier diferencia entre ambos documentos puede convertirse en un hallazgo inmediato.
El responsable del reporte ante el Ministerio es el empleador. Sin embargo, quien debe ejecutarlo es la persona que estuvo a cargo del sistema durante 2025, respaldada con su licencia en Seguridad y Salud en el Trabajo. Si hubo cambio de responsable entre un año y otro, este punto cobra especial relevancia.
Finalmente, si la plataforma no se encuentra disponible, se recomienda radicar la documentación directamente ante la Dirección de Riesgos Laborales —física o virtualmente— dejando soporte de la gestión realizada y explicando la razón por la cual se utilizó un canal alternativo.
