El reto empresarial tras la interpretación del MinTrabajo a la formalidad de publicación del RIT
En el contexto actual, en el que la tecnología nos presenta las nuevas oportunidades de interacción entre las organizaciones y sus trabajadores, el reciente pronunciamiento del Ministerio del Trabajo sobre la publicación del Reglamento Interno de Trabajo (RIT) genera la discusión de cómo alinear la necesidad de actualización y digitalización de las relaciones laborales con el cumplimiento de las normas.
El artículo 8 de la Ley 2466 de 2025, que modificó el 120 del Código Sustantivo del Trabajo, dispuso que el reglamento debe publicarse en dos copias físicas legibles y a través de un medio virtual al que los trabajadores puedan acceder en cualquier momento. Esta disposición buscaba alinearse con la transición digital que viven las empresas, así como con la llegada de las nuevas generaciones a la fuerza laboral. No obstante, el concepto emitido por el Ministerio (Rad. 05EE2025220200000077488, sep. 2025) evidenció la interpretación conservadora de la entidad.
El concepto del Ministerio: una lectura literal e incluso más allá del alcance de la Ley que impide el paso a la modernidad
A través del radicado Radicado No. 05EE2025220200000077488, el Ministerio del Trabajo dio respuesta a tres interrogantes planteados por un ciudadano, los cuales se pueden resumir en:
- ¿Es válida la publicación de códigos QR en las carteleras de las diferentes sedes de la empresa como cumplimiento del art. 120 del CST?
- ¿Los códigos QR ubicados físicamente constituyen un «medio virtual» y cumplen simultáneamente con el requisito de publicación física y virtual?
- ¿Qué requisitos técnicos y de accesibilidad deben cumplir los códigos QR para garantizar el cumplimiento de la obligación legal?
En su respuesta, el Ministerio llegó a la conclusión que los códigos QR fijados físicamente en las instalaciones de las empresas no sustituyen la obligación legal de publicar el reglamento en papel, aun cuando permitan el acceso digital. Según la entidad, la ley establece dos deberes independientes: la publicación física y la virtual. En ese caso, el uso de herramientas tecnológicas solo puede ser utilizado como complemento, no como reemplazo.
Adicionalmente, indicó que la publicación física y virtual debería realizarse en todos los “lugares de trabajo” de la empresa (tiendas, edificios, etc.), lo cual excede a lo indicado en la norma, pues este punto no es siquiera objeto de interpretación, sino una novedad enunciada en el concepto que no cuenta con soporte jurídico.
La entidad también señaló que los códigos QR deben cumplir criterios de accesibilidad definidos en la Resolución 1519 de 2020 del Ministerio TIC (perceptibles, operables, comprensibles y robustos), siendo principios generales que debe cumplir la información pública. Sin embargo, desaprovechó la oportunidad de brindar parámetros u orientaciones específicas para garantizar y facilitar el acceso digital efectivo de los trabajadores a la información de los empleadores.
El resultado fue un concepto que mantiene una visión anclada en el cumplimiento mecánico, más que en la finalidad de que los trabajadores tengan pleno conocimiento de la norma marco que regula su relación laboral con el empleador.
Una interpretación del espíritu de la norma: el acceso a la información como propósito
La real intención del artículo 120 no se satisface en la forma de la publicación, sino en su finalidad: asegurar que los trabajadores puedan acceder al reglamento en todo momento.
En ese sentido, limitar la validez de publicaciones virtuales por no constituir la formalidad del papel desconoce la necesidad de progresividad tecnológica que inspira la reforma. Un código QR que dirija al reglamento en formato digital, alojado en una plataforma accesible, estable y disponible para todos los empleados, así como la posibilidad de una herramienta que esté a disposición de los trabajadores cuando este sea un factor limitante, cumple materialmente con la necesidad de accesibilidad permanente.
Así las cosas, el debate no debería centrarse en la formalidad del cumplimiento, como lo manifiesta el Ministerio, sino en su eficacia y eficacia: ¿realmente los trabajadores pueden consultar fácilmente el reglamento? Si la respuesta es sí, la empresa cumple la ley y materializa su propósito; en caso negativo, deberá implementar las estrategias necesarias para lograr dicha finalidad.
