La prima de servicios del segundo semestre del año es una prestación social obligatoria a cargo del empleador, equivalente a 15 días de salario, reconocida proporcionalmente al tiempo trabajado durante el semestre.

Para el segundo semestre, la obligación comprende el período entre 1 de julio y 31 de diciembre, o el tiempo efectivamente laborado dentro de ese intervalo cuando el trabajador no laboró todo el semestre.

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Plazo de pago de la prima de servicios:

La prima correspondiente al segundo semestre debe pagarse a más tardar dentro de los primeros 20 días de diciembre. Es recomendable programar este pago con antelación, incorporarlo al ciclo de nómina y dejar soporte documental de su liquidación y desembolso.

Nota para el Medio The Legal Industry – Página 36

Ecuador ya tenía el récord más protector para las personas con discapacidad en toda la región, y acaba de reforzarlo aún más. No solo se trata de la controvertida indemnización adicional, equivalente a 18 veces la mejor remuneración a la que estas personas tienen derecho, ni de la ausencia de notificación previa en caso de desvinculación para acceder a estos valores, sino que ahora la Asamblea Nacional ha incorporado una disposición sobre el reintegro que, por su falta de precisión normativa, amenaza con profundizar los problemas estructurales asociados a la inclusión laboral de este grupo.

Para comprender el alcance de esto, conviene recordar que, históricamente, la mayor protección posible para el trabajo ha sido la inamovilidad. El sistema laboral se ha cuidado de que quienes tengan esta protección estén en un grado de vulnerabilidad tal que la merezcan y que, al mismo tiempo, se establezca un set de reglas que la regulen.

En Ecuador, las únicas dos personas que no pueden ser despedidas son las mujeres en estado asociado al embarazo y los dirigentes sindicales. Si ocurre, el Código del Trabajo prevé una acción de despido ineficaz, en virtud de la cual un juez ordena el reintegro o, si el demandante lo prefiere, una indemnización por despido intempestivo más doce sueldos.

De manera extraña, la recientemente creada Ley Orgánica de las Personas con Discapacidad establece que, además de la indemnización exuberante, si son despedidas, también podrán demandar un reintegro. Nada dice la ley sobre el tipo de procedimiento judicial, el destino de la indemnización si esta ya fue pagada y, posteriormente, se solicita el reintegro, ni regula el trámite a seguir.

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Esto abre la puerta a múltiples complicaciones: la empresa se enfrenta a la paradoja de asumir una desvinculación costosa y, al mismo tiempo, verse obligada a reincorporar al trabajador. Este retorno forzado desnaturaliza por completo la lógica de la indemnización, cuyo propósito es reparar económicamente la ruptura abrupta de la relación laboral. Sin embargo, al permitir que, pese a haber recibido la indemnización, el trabajador pueda exigir el reintegro, se convierte en un contrasentido jurídico y práctico: la empresa termina castigada doblemente.

Las normas de acción afirmativa, como esta, deberían orientarse a promover la inclusión real y efectiva de las personas con discapacidad. No obstante, estas disposiciones corren el riesgo de distorsionar ese objetivo, instaurando un régimen confuso que, lejos de facilitar la empleabilidad, impone un régimen de oscuridad que termina afectando precisamente a quienes busca proteger.

Nota para el Medio La República

El próximo lunes empieza la discusión sobre el aumento del salario mínimo, en la que si no se llega a un acuerdo, el gobierno puede sacar el incremento por decreto

El próximo 1 de diciembre se instalará la mesa de concertación salarial para definir el incremento del próximo año. El presidente Gustavo Petro y algunos miembros del Gobierno Nacional se han referido a un alza de 11%. De definirse ese incremento, el salario mínimo llegaría a $1,58 millones.

Pero para una empresa formal, ese no es el único costo que le representa un empleado, ya que tiene que pensar en varios aspectos como en el auxilio de transporte, las primas, las cesantías, los intereses de cesantías y otros gastos que juntos sumarían más de $2,7 millones para las compañías.

Los aspectos a tener en cuenta

De concretarse ese aumento de 11% en el salario mínimo, el valor sería de $1,58 millones, pero el costo total llegaría a $2,7 millones por cada trabajador, lo que quiere decir un aumento de $267.617 frente a este año, ya que un trabajador le cuesta $2,43 millones a la empresa.

Para desglosar esa cifra, hay que tener en cuenta factores como el auxilio de transporte, en cual pasaría de $200.000 a $220.000, un aumento de $22.000. Las primas también subirían con ese 11% del salario mínimo, y pasarían de $118.625 a $131.673 para un trabajador que gane el mínimo.

Otros aspectos de aumento de gasto para las empresas por cada trabajador son los intereses por cesantías, que se encuentran en $14.235 y pasarían a $15.800.

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El pago de vacaciones también aumentaría, ya que pasa de $59.360 y con el ajuste queda en $65.889. Las cesantías pasan de $118.625 a $131.673, mientras que los aportes a pensión de la empresa eran de $170.820 y pasarían a un valor de $189.610.

Otros aspectos como los aportes a salud por parte de las compañías, que este año son de $120.998, pasarían a ser de $134.307. El alza también afectaría a la ARL con un precio de $8.248, mientras que actualmente se encuentra en $7.431.

La caja de compensación, aportes de Icbf, al Sena, calzado y vestimenta, si la empresa aporta dotación, también cambiarían su valor con ese ajuste ya que pasarían de $56.940, $42.750, $28.470, $71.175 respectivamente, a $63.203, $47.402, $31.601 y $79,004, en el mismo orden.

Edwin Campos, abogado laboralista de Godoy, explicó que “el incremento del salario mínimo repercute en cascada sobre los costos laborales totales, pues este valor funciona como base para calcular horas extra, recargos nocturnos, trabajo en días de descanso, prestaciones legales, aportes a seguridad social y parafiscales, impactando de manera directa y proporcional la carga económica de las organizaciones”.

Campos dijo que, aunque el ajuste obligatorio aplica solo para quienes ganan el mínimo, este porcentaje sirve como punto de referencia para las negociaciones con trabajadores y sindicatos.

Miguel Pérez García, presidente de Acoset, agregó que un “ajuste prudente” al salario mínimo “es clave” para proteger el empleo formal, ya que con el 11% que dijo el Gobierno, tiene efectos “directos y significativos” sobre los sobre costos laborales que asumen las empresas, especialmente en sectores intensivos en mano de obra.

El calendario para discutir el salario mínimo 2026

El ministro del Trabajo, Antonio Sanguino, reveló el calendario propuesto para la discusión del salario mínimo para el próximo año. Sanguino explicó que las discusiones en el Ministerio empezarán a partir del 1 de diciembre y que tiene un plazo de 15 días para su primer análisis.

Al comenzar en esa fecha el Dane presentará datos del PIB hasta el tercer trimestre de 2025, las cuentas nacionales de transferencias y el mercado laboral. El 9 de diciembre se retomará la mesa de concertación, para así llegar a un final, el 30 de diciembre, que es el plazo máximo para que el Gobierno genere un decreto para el aumento del salario.

Nota para el Medio Asuntos Legales

Desde la sentencia C-960/07, la Corte Constitucional reconoció que el acoso laboral no se limita a relaciones jurídicamente subordinadas. En el “entorno de trabajo” puede existir acoso incluso por parte de terceros independientes del empleador. Esa descripción dejó de ser una intuición jurisprudencial y es hoy la denuncia de un problema real.

Aun cuando el país muestra intención de responder normativamente, no existen procedimientos específicos para gestionarlo. El resultado es una situación de exposición para los trabajadores, limitaciones para los empleadores y acosadores impunes.

¿Estamos ante un problema real?

Sí, La jurisprudencia lo confirma. La T-317/20 analizó el caso de vigilantes agredidos verbalmente de forma reiterada por la administradora de la unidad residencial donde laboraban. En la reciente SL2038-2025 se reconocieron malos tratos de un contratista externo hacia un trabajador dependiente de su contratante. Aunque en este último caso -a diferencia del primero- se estableció que no había subordinación jurídica entre el contratista y el trabajador, la Sala Laboral ubicó los hechos dentro del entorno laboral.

En ambos sucesos, las Cortes acudieron a la Ley 1010 de 2006 para ofrecer soluciones, pero la lectura de las decisiones revela que cada una debió abrir su propio camino, sin que la norma trazara la senda que debía seguirse.

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¿Resultan suficientes las soluciones estatales?

No. La reciente Ley 2466 de 2025 (artículo 18) y la aprobación por el Congreso del Convenio 190 de la OIT responden a un problema identificado desde 2007. Aunque los esfuerzos legislativos amplían el deber estatal de prevención del acoso en el mundo laboral, su alcance es por ahora meramente declarativo.

Más allá de enunciarlas, las medidas no se articulan con las normas ya existentes; no se establecen criterios para la aplicación analógica, no se fijan procedimientos de investigación aplicables a terceros, ni se crean o habilitan mecanismos que permitan limitar las acciones del presunto acosador sin entrar en el campo de la subordinación. Desde la C-960/07 se reconoce que los comités de convivencia, los reglamentos internos y las sanciones disciplinarias están diseñados para las relaciones dependientes. Sin poder de sujeción de la empresa sobre el tercero, no existen soluciones institucionales.

¿Cuáles son los efectos?

Si el acosador no está subordinado, el empleador carece de herramientas para investigarlo, ordenar cambios de conducta o sancionarlo. No puede adelantar un proceso disciplinario ni imponer medidas correctivas u órdenes directas, so pena de convertir la relación en una dependiente.

La presión económica -terminación o suspensión del contrato civil- es una alternativa, pero su elección exige evaluar variables no uniformes, como cláusulas penales o compromisorias. En ese escenario, debe privilegiarse la protección de la presunta víctima, sin que desaparezcan los riesgos económicos o reputacionales para la empresa. La consecuencia es grave y repetitiva: el trabajador queda desprotegido, el empleador es reprochado por no prevenir o queda expuesto a litigios contractuales, y el tercero permanece impune.

¿Qué hacer?

Se requiere una normativa que articule la necesidad de prevención e investigación del acoso con las particularidades de las relaciones independientes, donde la protección de las víctimas no reduzca la exposición del empresario. En el entorno laboral, un concepto que excede la relación empleado-empleador, el Estado debe ser el primer garante. La aplicación analógica de normas diseñadas para relaciones subordinadas no ofrece una solución real.

Ya hace un tiempo nos subimos a la nave de la IA para potenciar nuestro trabajo. Dimos un paso decisivo en nuestra apuesta por la innovación y nos convertimos en Launch partners de Harvey en Colombia.  

Ese hito marcó el inicio de un proceso de transformación interna que nos permitió explorar y entender de primera mano cómo la inteligencia artificial podía elevar la calidad, la eficiencia y el alcance de nuestros servicios legales. 

En Godoy creemos que el futuro se construye con decisiones valientes, visión estratégica y, sobre todo, con un compromiso profundo por evolucionar la manera en que trabajamos. Por eso, hoy queremos compartir una noticia que marca un antes y un después para nuestra empresa y para el sector legal en la región. 

Hemos firmado un acuerdo firmwide con Harvey, una de las plataformas de inteligencia artificial más avanzadas y reconocidas a nivel global para la práctica legal. Además, nos enorgullece ser la primera empresa de servicios legales en Latinoamérica en concretar un acuerdo de esta magnitud. 

Este paso representa mucho más que la adopción de una nueva tecnología: consolida nuestra apuesta por la innovación, por el desarrollo de nuevas capacidades y por una práctica legal más estratégica, segura y eficiente. 

Godoy y Harvey: Una alianza para trabajar mejor

Con este acuerdo, todas nuestras áreas y equipos tendrán acceso a Harvey como herramienta de apoyo en investigación jurídica, análisis documental y automatización de tareas repetitivas.  

Pero en Godoy tenemos claro algo fundamental: la tecnología no reemplaza lo que somos; potencia lo que podemos llegar a ser. 

Harvey nos permitirá dedicar más tiempo a lo que realmente genera valor para nuestros clientes: el análisis estratégico, la creatividad jurídica, la toma de decisiones informada y la construcción de soluciones legales de alto impacto. 

Un modelo operativo responsable, seguro y pensado para el largo plazo 

Para garantizar un uso óptimo y responsable, desarrollamos un modelo operativo que orienta cómo, cuándo y para qué utilizamos herramientas como Harvey. Este modelo se sustenta en tres pilares: 

• Uso seguro y responsable: protección de la información, cumplimiento normativo y manejo ético de la tecnología. 

• Uso asistido, no sustituto: la IA como herramienta de apoyo, nunca como reemplazo del criterio y la experiencia profesional. 

• Casos de uso estratégicos y estandarizados: aplicación en procesos donde realmente aumenta la calidad, la velocidad y la eficiencia. 

Además, esta alianza nos garantiza capacitación continua, acompañamiento cercano y acceso prioritario a nuevos desarrollos, lo que nos posiciona a la vanguardia del sector legal en la región. 

Mayor eficiencia, mejor servicio y más tiempo para lo que importa 

La integración de Harvey permitirá mejorar significativamente nuestra operación: 

• Respuestas más rápidas y precisas. 

• Análisis más profundos y comparativos. 

• Procesos internos más ágiles. 

• Servicios más estratégicos para nuestros clientes. 

• Más tiempo para innovar y fortalecer nuestras capacidades como profesionales. 

Este acuerdo no solo eleva nuestra eficiencia, sino que también impulsa nuestro compromiso de ofrecer un servicio legal integral, moderno y con un enfoque centrado en soluciones. 

Lo más importante sigue siendo nuestra gente 

La tecnología es solo una herramienta. El verdadero valor de Godoy está, y seguirá estando, en nuestra gente: en el talento, la ética, el rigor y la pasión con la que cada persona de nuestra firma asume los desafíos de nuestros clientes. 

Estamos convencidos de que esta alianza con Harvey nos permitirá dar un salto significativo y construir, juntos, la empresa de servicios legales que queremos ser en el futuro. 

Conozca más sobre este importante acuerdo, haciendo clic aquí.

Nota para el medio Portafolio

Expertos advierten que hay que ser cuidadosos a la hora de liquidar esta prestación, para evitar dolores de cabeza.

Con la llegada de diciembre, las empresas entran en la recta final para cumplir con el pago de la prima del segundo semestre, una de las obligaciones laborales más relevantes del año, que si bien es esperada con ansias por los trabajadores, es un reto financiero grande para los empleadores.

Según el análisis de Andrés Romero, abogado laboralista de Godoy, este beneficio debe pagarse “a más tardar dentro de los primeros 20 días de diciembre”, por lo que el llamado es a que las compañías revisen con detalle sus procesos de liquidación y eviten contratiempos con las autoridades laborales del país.

La prima, explica Romero, debe calcularse sobre todos los conceptos que tengan naturaleza salarial, lo que incluye el salario ordinario, las comisiones, las bonificaciones salariales, los recargos nocturnos, dominicales y festivos, además de las horas extras y los viáticos salariales. “También debe incluir el auxilio de transporte cuando corresponda y las vacaciones ya sea que hayan sido disfrutadas o compensadas. Todo lo que sea salario debe entrar en la base”, dijo este experto.

Evitar errores en el pago

El especialista advierte que uno de los errores más comunes entre las empresas es pensar que la prima solo se paga cuando el trabajador ha laborado el semestre completo. Sin embargo, recuerda que “la prima siempre se paga proporcionalmente”, incluso si el empleado ingresó durante el semestre o si tiene una jornada parcial. Esto se sustenta en el artículo 306 del Código Sustantivo del Trabajo, que garantiza este derecho a todos los vinculados mediante contrato laboral.

Para Romero, otra equivocación frecuente es dejar por fuera componentes salariales que deben integrar el cálculo; lo cual puede llevar a pagos incompletos y a posteriores reclamaciones por parte del trabajador y por eso insiste en que la revisión exhaustiva es indispensable y que ningún concepto salarial debe omitirse. 

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“Una liquidación incorrecta, además de injusta para el trabajador, puede convertirse en un riesgo económico y jurídico para la empresa en el corto y mediano plazo. La prima sí está sujeta a retención en la fuente, y el cálculo debe hacerse aplicando el artículo 385 del Estatuto Tributario”, acotó. 

Por otra parte, cabe recordar que las empresas deben ubicar el monto de la prima dentro del intervalo correspondiente para aplicar la tarifa adecuada y tanto en el sector privado como en el público, se debe considerar la prima mínima legal o la prima de navidad, según corresponda, para evitar errores en la determinación del impuesto.

Más allá de la liquidación, uno de los puntos que más preocupación genera entre los expertos son las sanciones por incumplimiento. Romero recuerda que el artículo 65 del Código Laboral contempla una indemnización por falta de pago que puede llegar hasta un día de salario por cada día de retraso durante los primeros veinticuatro meses. Pasado ese periodo, comienzan a correr intereses moratorios a la tasa máxima certificada por la Superintendencia Financiera.

“Este riesgo convierte el pago oportuno de la prima en una prioridad administrativa. Los errores en montos o los retrasos pueden representar costos muy elevados para las empresas, especialmente en un contexto económico donde la eficiencia financiera es fundamental”, sentenció. 

Por eso insiste en que la planeación temprana, el soporte documental adecuado y la verificación previa del cálculo deben ser prácticas estándar en cualquier organización responsable del pago de nómina.

Finalmente, Andrés Romero concluye con un llamado a la responsabilidad empresarial, ya que considera que una liquidación correcta y puntual de la prima no solo evita sanciones, sino que fortalece la relación laboral y mejora el clima organizacional en una época del año particularmente sensible y deja claro que cumplir con esta obligación no es solo un requisito legal, sino una muestra de compromiso hacia los trabajadores, quienes dependen de esta prestación para cubrir gastos propios de la temporada.

La sentencia del Consejo de Estado declara la nulidad parcial del numeral 16.2 de la Circular Externa Única de 2022 de Colombia Compra Eficiente (CCE), en lo relativo a la extensión —por interpretación analógica— de la prohibición contenida en el parágrafo del artículo 38 de la Ley 996 de 2005 (Ley de Garantías) a los “contratos interadministrativos”.

El parágrafo prohíbe, de manera expresa y estricta, la celebración de “convenios interadministrativos” por parte de autoridades territoriales dentro de los cuatro meses previos a cualquier elección, sin afectar los contratos interadministrativos. Por ende, la principal implicación jurídica es el retorno al tenor literal de la Ley de Garantías: la restricción del parágrafo del artículo 38 aplica exclusivamente a convenios interadministrativos, no se extiende a los contratos interadministrativos.

Desde el punto de vista administrativo, esto obliga a las entidades públicas a ajustar sus lineamientos y prácticas de contratación a la distinción normativa y jurisprudencial entre “convenio” y “contrato” interadministrativo, que tienen naturaleza, finalidad y régimen distintos. En particular, los contratos interadministrativos no quedan prohibidos por el parágrafo del artículo 38, pero siguen sujetos al marco general de la contratación estatal, incluidas las limitaciones del artículo 33 de la Ley 996 de 2005 sobre contratación directa durante los cuatro meses anteriores a la elección presidencial (con las excepciones legales vigentes).

La decisión no modifica ni flexibiliza el artículo 33, que permanece vigente; por tanto, cualquier contratación que pretenda acudirse a la modalidad de contratación directa en ese período deberá encajar en las excepciones previstas, y superar los controles formales y sustantivos correspondientes.

En síntesis, las entidades deben:

1. Diferenciar con precisión entre convenio y contrato interadministrativo en su planeación y actos.
2. Mantener la prohibición de convenios interadministrativos en el período preelectoral.
3. Observar, sin atenuación, las restricciones a la contratación directa previstas en el artículo 33, las cuales continúan plenamente vigentes y fueron declaradas exequibles por la Corte Constitucional.

Recientemente el Ministerio de Minas y Energía, mediante la Resolución 40377 de 2025, actualizó conforme a criterios internacionales los requisitos y el procedimiento para obtener la autorización para la prestación del servicio de dosimetría, mecanismo mediante el cual se mide el grado de exposición a energía ionizante (rayos x, rayos gamma, partículas alfa, partículas beta y neutrones).  

Lo anterior es de especial importancia para hospitales, clínicas, laboratorios y en general para empresas del sector de hidrocarburos, pues se trata de una actividad de alto riesgo que deben gestionar y controlar, dado su impacto en los siguientes aspectos:

• Determinar si hay lugar o no a los aportes por pensión especial de vejez, en los términos del Decreto 2090 de 2003 y la Resolución 6072 de 2024.
• Gestión del riesgo desde el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo con el fin de proteger la salud de la población trabajadora expuesta.
• Responsabilidad administrativa, civil y penal por parte del empleador en caso de accidente de trabajo o enfermedad laboral.

Profundizando en los cambios normativos, se destaca que la norma incrementa los requisitos técnicos, documentales y de calidad que los prestadores de esta clase de servicios deben acreditar para poder realizar dosimetrías en el país, con el fin de tener estándares más confiables y garantistas para la gestión de la salud de los trabajadores expuestos a radiaciones ionizantes.

Dentro de los requisitos técnicos se encuentra la alineación con los estándares internaciones del OIE y el esquema de acreditación o calidad ISO/IEC 170 e ISO 9001. En la práctica, esto implica mayor control sobre la exposición ocupacional; la obligación de emitir alerta y reportes sobre las mediciones que exceden límites máximos previstos; sistemas robustos de gestión documental; acreditación de competencias específicas del personal dedicado al servicio; así como estándares de mantenimiento de equipos y controles gubernamentales.

En este contexto, el marco general de esta norma es el siguiente:

• Aplica para personas naturales y jurídicas, nacionales o extranjeras, que deseen operar en Colombia.
• Se dispone que la autorización de funcionamiento la otorga el Ministerio de Minas y Energía, quien además mantendrá un listado público de los entes autorizados para la prestación del servicio.
• La autorización tiene una vigencia de 4 años.
• Reglamenta causales de suspensión y cancelación de la autorización de funcionamiento, las cuales proceden en caso de incumplimiento o cambios en la prestación del servicio no autorizados, información inconsistente y riesgo a la salud.
• Establece responsabilidades específicas para el titular de la autorización y el responsable técnico, quien debe acreditar formación profesional en protección radiológica y dosimetría personal, siendo el encargado de supervisar y garantizar la operación correcta, calidad y cumplimiento del servicio.
• Regula obligaciones de notificar alertas por dosis al usuario, al Ministerio de Minas y energía y a la autoridad territorial de salud departamental o distrital que corresponda.  Aunando en esta obligación, el prestador del servicio tiene que hacer los siguientes reportes:
• Al usuario, cuando en el periodo de lectura la dosis medida supere el umbral del limite establecido, con el fin de que se adopten las medidas correctivas respectivas.
• Al usuario y autoridades administrativas cuando en el año calendario se superen los umbrales determinados en la norma.
• Al Ministerio de Minas y Energía anualmente y durante el primer trimestre del año, las mediciones realizadas a sus usuarios en el año inmediatamente anterior, relacionando sus dosis de exposición.
• Todos los reportes de dosis de usuarios al Ministerio de Minas y energía en casos de suspensión o cancelación.

• Implementa inspecciones de control y establece un régimen de transición, ya que las nuevas disposiciones entrarán a regir dentro de un año.
• Teniendo en cuenta la tecnificación de los requisitos, la norma entrará a regir el 29 de agosto de 2026, es decir, un año después de su expedición. A partir de esta fecha, las autorizaciones que se soliciten y expidan estarán en línea con las nuevas disposiciones. De esta forma, se deroga la Resolución 1812 de 2004.
• Las autorizaciones expedidas conforme a la Resolución 1812 de 2004 continuarán vigentes hasta tanto no cumplan el periodo por el cual fueron expedidas.

Con esta disposición se robustece la protección a los trabajadores. ya que el servicio se tecnifica y se vuelve aún más garantista, a pesar de que conlleve mayor costo de operación a los prestadores, y en consecuencia a los usuarios. Se recomienda entonces a las empresas expuestas en su operación a energía ionizante a realizar estas mediciones y a solicitar las autorizaciones respectivas.

En el contexto actual, en el que la tecnología nos presenta las nuevas oportunidades de interacción entre las organizaciones y sus trabajadores, el reciente pronunciamiento del Ministerio del Trabajo sobre la publicación del Reglamento Interno de Trabajo (RIT) genera la discusión de cómo alinear la necesidad de actualización y digitalización de las relaciones laborales con el cumplimiento de las normas.

El artículo 8 de la Ley 2466 de 2025, que modificó el 120 del Código Sustantivo del Trabajo, dispuso que el reglamento debe publicarse en dos copias físicas legibles y a través de un medio virtual al que los trabajadores puedan acceder en cualquier momento. Esta disposición buscaba alinearse con la transición digital que viven las empresas, así como con la llegada de las nuevas generaciones a la fuerza laboral. No obstante, el concepto emitido por el Ministerio (Rad. 05EE2025220200000077488, sep. 2025) evidenció la interpretación conservadora de la entidad.

El concepto del Ministerio: una lectura literal e incluso más allá del alcance de la Ley que impide el paso a la modernidad

A través del radicado Radicado No. 05EE2025220200000077488, el Ministerio del Trabajo dio respuesta a tres interrogantes planteados por un ciudadano, los cuales se pueden resumir en:

1. ¿Es válida la publicación de códigos QR en las carteleras de las diferentes sedes de la empresa como cumplimiento del art. 120 del CST?
2. ¿Los códigos QR ubicados físicamente constituyen un «medio virtual» y cumplen simultáneamente con el requisito de publicación física y virtual?
3. ¿Qué requisitos técnicos y de accesibilidad deben cumplir los códigos QR para garantizar el cumplimiento de la obligación legal?

En su respuesta, el Ministerio llegó a la conclusión que los códigos QR fijados físicamente en las instalaciones de las empresas no sustituyen la obligación legal de publicar el reglamento en papel, aun cuando permitan el acceso digital. Según la entidad, la ley establece dos deberes independientes: la publicación física y la virtual. En ese caso, el uso de herramientas tecnológicas solo puede ser utilizado como complemento, no como reemplazo.

Adicionalmente, indicó que la publicación física y virtual debería realizarse en todos los “lugares de trabajo” de la empresa (tiendas, edificios, etc.), lo cual excede a lo indicado en la norma, pues este punto no es siquiera objeto de interpretación, sino una novedad enunciada en el concepto que no cuenta con soporte jurídico.

La entidad también señaló que los códigos QR deben cumplir criterios de accesibilidad definidos en la Resolución 1519 de 2020 del Ministerio TIC (perceptibles, operables, comprensibles y robustos), siendo principios generales que debe cumplir la información pública. Sin embargo, desaprovechó la oportunidad de brindar parámetros u orientaciones específicas para garantizar y facilitar el acceso digital efectivo de los trabajadores a la información de los empleadores.

El resultado fue un concepto que mantiene una visión anclada en el cumplimiento mecánico, más que en la finalidad de que los trabajadores tengan pleno conocimiento de la norma marco que regula su relación laboral con el empleador.

Una interpretación del espíritu de la norma: el acceso a la información como propósito

La real intención del artículo 120 no se satisface en la forma de la publicación, sino en su finalidad: asegurar que los trabajadores puedan acceder al reglamento en todo momento.

En ese sentido, limitar la validez de publicaciones virtuales por no constituir la formalidad del papel desconoce la necesidad de progresividad tecnológica que inspira la reforma. Un código QR que dirija al reglamento en formato digital, alojado en una plataforma accesible, estable y disponible para todos los empleados, así como la posibilidad de una herramienta que esté a disposición de los trabajadores cuando este sea un factor limitante, cumple materialmente con la necesidad de accesibilidad permanente.

Así las cosas, el debate no debería centrarse en la formalidad del cumplimiento, como lo manifiesta el Ministerio, sino en su eficacia y eficacia: ¿realmente los trabajadores pueden consultar fácilmente el reglamento? Si la respuesta es sí, la empresa cumple la ley y materializa su propósito; en caso negativo, deberá implementar las estrategias necesarias para lograr dicha finalidad.

El artículo 565 del Estatuto Tributario (ET) establece que las actuaciones administrativas de la autoridad tributaria deben notificarse de manera electrónica, personalmente o a través de la red oficial de correos o de cualquier servicio de mensajería especializada debidamente autorizada por la autoridad competente.

En aplicación de ese mandato, y con el fin de regular la notificación electrónica de los actos de la autoridad tributaria, la Ley 1943 de 2018 modificó el artículo 566-1 del ET para establecer la notificación electrónica como forma preferente de notificación para fines tributarios. Esta reforma dispuso, además, que aunque la notificación electrónica se entendería surtida para todos los efectos legales en la fecha del envío del acto administrativo, los términos legales para el contribuyente, responsable, agente retenedor, declarante o su apoderado comenzarían a correr transcurridos cinco días a partir del “recibo del «recibo del correo electrónico».

Sin embargo, las modificaciones introducidas al artículo 566-1 del ET por la Ley 1943 de 2018 nunca entraron en vigor. Sus ajustes al cómputo de términos no llegaron a aplicarse porque no fueron reglamentados antes de que la Ley 1943 fuera declarada inexequible. Esta situación dejó sin efectos prácticos las modificaciones proyectadas y obligó al Congreso a reincorporarlas meses después mediante la Ley 2010 de 2019.

En esta ocasión se incorporaron, en términos casi idénticos, las modificaciones introducidas por la reforma tributaria de 2018. Sin embargo, el legislador tributario introdujo un cambio relevante: dispuso que los términos legales para el contribuyente comenzarían a correr transcurridos cinco días a partir de la «entrega» del correo electrónico, no desde su recepción. La distinción entre “entrega” y “recepción” del correo electrónico reviste una relevancia jurídica sustancial en el contexto del artículo 566-1 del ET, pese a que en el lenguaje cotidiano ambos términos suelen emplearse como equivalentes. Desde la perspectiva tecnológica y normativa, no lo son. La entrega y la recepción constituyen momentos distintos dentro del ciclo de vida del mensaje de datos, y cada uno produce efectos jurídicos diferentes.

En el ámbito técnico, los estándares internacionales que regulan la mensajería electrónica, como el protocolo simple de transferencia de correo (SMTP), distinguen entre el instante en que el servidor del destinatario acepta un mensaje y aquel en que el usuario efectivamente accede a él. La entrega se configura cuando el servidor del destinatario recibe el mensaje y lo deposita en el buzón asociado al usuario, lo que suele reflejarse en una confirmación técnica de entrega. Este momento se produce incluso si el usuario no abre el mensaje, si este es filtrado como spam o si existen reglas automáticas de rechazo. Basta con que el servidor de destino lo haya recibido para que la entrega se considere cumplida.

Por su parte, la recepción exige un acto posterior y distinto: el acceso del usuario al contenido del mensaje o la emisión de un reconocimiento de recibo. En otras palabras, la recepción implica que el destinatario haya tenido la posibilidad efectiva de leer el mensaje, lo cual depende del comportamiento del usuario, de su sistema de correo y de configuraciones que no son verificables de manera uniforme. Esta separación técnica encuentra correspondencia en la normativa colombiana sobre mensajes de datos, en particular en la Ley 527 de 1999, que define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos.

Esta separación conceptual corresponde con el diseño del artículo 566-1 del ET adoptado por la Ley 2010 de 2019, que ancla el inicio de términos a un hito objetivo y trazable, la entrega acreditada por el servidor de destino, y no a comportamientos del destinatario como abrir o acusar recibo del mensaje. Con ello, el legislador redujo los espacios de incertidumbre probatoria y alineó el régimen tributario con las reglas generales de mensajes de datos sobre tiempo de recepción.

Pues bien, en el marco de esta modificación, la DIAN emitió la Resolución 38 de 2020, hoy compilada en la Resolución 227 de 2025 (Única en Materia Tributaria, Aduanera y Cambiaria en lo de competencia de la DIAN), mediante la cual reglamentó e implementó la notificación electrónica. Dentro de esta resolución se definió, entre otras cosas, que para efectos de la notificación de que trata el artículo 566-1 del ET, la entrega del correo electrónico es el momento en el cual el correo electrónico se ha transmitido al buzón de correo del destinatario.

En consecuencia, y dando aplicación al artículo 566-1 del ET, cuando se surte una notificación electrónica, el término para responder o impugnar en sede administrativa comenzará a correr transcurridos 5 días a partir de que el servidor del destinatario recibe el mensaje y lo deposita en el buzón asociado al usuario.

A pesar de que, en nuestra opinión, el tenor de la ley era claro, la doctrina oficial de la DIAN –que es de obligatorio cumplimiento para los funcionarios del fisco– dispuso que, aunque el hito fundamental para determinar el conteo de los 5 días es la recepción del correo (i.e., su depósito en el servidor del destinatario), el mismo día en que se configura la recepción del mensaje de datos se toma como el primer día del plazo especial.

Puntualmente, mediante el Oficio 912759 de 2022, la Subdirección de Normativa y Doctrina consideró que los 5 días de que trata el inciso 3 del artículo 566-1 del ET deben contarse teniendo en cuenta el mismo día de entrega del correo electrónico. Para la DIAN, si el legislador hubiese pretendido que dicho conteo se realizara desde el día siguiente a la entrega, habría empleado una expresión distinta. Este entendimiento fue confirmado por el Oficio 000411 – int. 94 de 2023 y, más recientemente, por el Concepto 006813 – int. 616 del 30 de abril de 2025.

Sin embargo, el pasado 10 de octubre de 2025 la Sección Cuarta del Consejo de Estado emitió un auto dentro del expediente 25000-23-37-000-2022-00528-01 (28923), en el que interpretó que el conteo del término especial dispuesto en el artículo 566-1 del ET debe hacerse de forma distinta a como lo interpreta la DIAN.

Para el Consejo de Estado, los términos se cuentan a partir del día siguiente a la notificación, por lo que se concluye que para efectos del artículo 566-1 del ET los términos, sin importar su naturaleza, corren a partir del día siguiente de la fecha del envío. En consecuencia, el día del envío – que es cuando se notifica el acto – no puede considerarse como el primer día del término concedido en el artículo 566-1 del ET.

Además, en esa providencia se dispuso que el término de 5 días concedido en el artículo 566-1 del ET concluye al expirar las 24 horas del último (quinto) día. El plazo propio que se concede en el acto debe, entonces, contarse a partir del día siguiente. Bajo esta regla jurisprudencial el término para responder o recurrir se extiende, en la práctica, por un día adicional. El siguiente ejemplo práctico demuestra la operatividad de la regla:

El viraje jurisprudencial del Consejo de Estado modifica de manera significativa la comprensión del artículo 566-1 del ET. Aunque la DIAN venía sosteniendo que el plazo especial de cinco días debía contarse desde el mismo día de la entrega del mensaje electrónico, la interpretación judicial desplaza el primer día al día siguiente, armonizando el cómputo con los criterios generales del Código General del Proceso y del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Con ello, se introduce un estándar más consistente y predecible para el cálculo de términos en la notificación electrónica, y se amplía en la práctica, la ventana temporal que tiene el contribuyente para ejercer sus derechos en sede administrativa. Si bien la operatividad del sistema sigue descansando en la noción técnica de entrega del mensaje, el criterio jurisprudencial matiza sus efectos temporales y aporta mayor claridad al régimen de notificaciones tributarias.