Reuniones ordinarias extemporáneas: efectos y alternativas

Como es sabido, la Asamblea General de Accionistas o la Junta de Socios, según corresponda, debe celebrar reuniones ordinarias al menos una vez al año, dentro del plazo establecido en los estatutos sociales o, en su defecto, durante los tres meses posteriores al cierre del ejercicio.

Para la celebración de la reunión ordinaria, el máximo órgano social debe ser convocado por quienes estén facultados para hacerlo, como los administradores o el revisor fiscal. De acuerdo con el artículo 424 del Código de Comercio, las reuniones en las que se aprobarán los balances de fin de ejercicio requieren una convocatoria con al menos 15 días hábiles de anticipación, con el propósito de garantizar el ejercicio del derecho de inspección por parte de los asociados. 

En el caso de las sociedades por acciones simplificadas (S.A.S.), la convocatoria puede efectuarse con un mínimo de 5 días hábiles de antelación, salvo que los estatutos establezcan lo contrario. Cabe señalar que, en todos los casos, la convocatoria debe realizarse mediante los mecanismos previstos en los estatutos.

La mayoría de las sociedades colombianas establece en sus estatutos, como plazo para la reunión ordinaria de la Asamblea General de Accionistas, el término supletivo legal de 3 meses siguientes al cierre del ejercicio. Asimismo, generalmente se fija el 31 de diciembre como fecha de cierre, por lo que resulta común que la Asamblea deba reunirse de forma ordinaria antes del 31 de marzo de cada año. Esta práctica responde a la necesidad de mantener uniformidad para facilitar la operación empresarial, el cumplimiento de obligaciones tributarias y la presentación de reportes de información.

Según el artículo 422 del Código de Comercio, en la reunión ordinaria la Asamblea General de Accionistas examina la situación de la sociedad, designa administradores, decide sobre la distribución de utilidades y considera las cuentas y balances del último ejercicio. Entre estos asuntos, la consideración de los estados financieros representa un desafío particular para aquellas sociedades que no cuentan con la versión final de sus balances dentro del plazo estatutario o legal previsto para la reunión.

En efecto, en un número significativo de compañías, el área contable o el proveedor de servicios contables no cuenta con el tiempo o la información necesaria para preparar los estados financieros de cierre de ejercicio antes del 31 de marzo, fecha límite más frecuente entre las sociedades colombianas.

Esta situación genera principalmente 2 consecuencias, especialmente cuando la reunión ordinaria no se celebra porque los órganos competentes omiten convocarla. En primer lugar, una eventual responsabilidad de los administradores por incumplimiento de sus deberes legales, conforme a los artículos 23 y siguientes de la Ley 222 de 1995. En segundo lugar, la activación de la facultad de los accionistas para reunirse por derecho propio, según lo previsto en el artículo 422 del Código de Comercio.

Sin perjuicio de lo anterior, las sociedades que no puedan celebrar la reunión ordinaria de la Asamblea General de Accionistas dentro del plazo correspondiente disponen, en principio, de 2 alternativas para regularizar esta situación. Por un lado, pueden tratar los asuntos propios de la reunión ordinaria en una reunión universal. Por otro lado, pueden abordar dichos asuntos en una reunión extraordinaria cuya convocatoria incluya expresamente las materias de la primera.

En este contexto, resulta pertinente preguntarse qué medidas pueden adoptar las sociedades comerciales para evitar tanto los efectos antes descritos como la necesidad de recurrir a las alternativas señaladas. Un primer enfoque sugiere que las sociedades deberían modificar sus estatutos para ampliar el plazo de celebración de la reunión ordinaria de la Asamblea General de Accionistas, fijándolo, por ejemplo, en 4, 5 o 6 meses posteriores al cierre del ejercicio, conforme lo permite la ley. De esta forma, los tiempos de la reunión ordinaria se adaptarían a la capacidad y operación interna de la compañía, garantizando que los balances de fin de ejercicio estén disponibles para su consideración por el máximo órgano social. Cada sociedad deberá evaluar esta alternativa con el debido análisis de sus implicaciones. Es importante que cualquier modificación estatutaria en este sentido sea coherente y no contradiga otras disposiciones legales aplicables a las sociedades comerciales en esta materia.