Evite despidos extemporáneos: inmediatez y justa causa

Pasaron cinco meses entre el incumplimiento y la citación a descargos, y la convención colectiva establecía un plazo de diez días hábiles. Cualquiera diría que se trataba de un despido extemporáneo por falta de inmediatez. Sin embargo, la Corte Suprema, en la sentencia SL245-2026, avaló la terminación del contrato.

La clave está en cuándo empieza a contarse ese plazo: no desde la fecha del hecho generador o presunta irregularidad, sino desde el momento en que el empleador tiene plena certeza del incumplimiento del trabajador, después de realizar las validaciones necesarias.

Así las cosas, si usted maneja personal, esta decisión puede cambiar la forma de entender y contar el término para iniciar un eventual proceso disciplinario.

El caso: un trabajador retiró $100 millones de pesos de sus cesantías para comprar vivienda y contaba con 90 días para acreditar la inversión, por lo que el plazo para legalizar vencía el 15 de diciembre de 2018. No obstante, la empresa lo requirió por correo el 20 de febrero, el 1 y el 29 de abril de 2019. Al no recibir respuesta, el 16 de mayo, fue citado a descargos.

El trabajador alegó que el proceso disciplinario fue extemporáneo y que la empresa había perdido la oportunidad de ejercer su potestad disciplinaria. La Corte no lo aceptó, ya que, al revisar las pruebas, consideró razonable entender que, cuando el incumplimiento se prolonga en el tiempo, el plazo no corre desde el vencimiento inicial, sino desde que la empresa tiene certeza de que el trabajador no cumplirá con la carga impuesta. En este caso, esa certeza llegó con el último requerimiento sin respuesta.

El mensaje más útil de la sentencia: las auditorías, los correos de requerimiento, las validaciones con terceros o con otras áreas no son demoras que le hagan perder la oportunidad de ejercer la facultad disciplinaria, ya que son la prueba de que la empresa actuó con diligencia y de que le dio al trabajador la posibilidad de explicarse antes de abrir un disciplinario. Citar a descargos apenas vencido el plazo, sin haber requerido al trabajador, habría sido lo verdaderamente riesgoso.

La convención colectiva exigía citar dentro de los diez días hábiles siguientes al conocimiento de la falta. Con el mismo razonamiento, la Corte concluyó que ese conteo tampoco comenzaba cuando el trabajador solicitó las cesantías, sino cuando la empresa constató que el trabajador no legalizó, no pidió prórroga, no solicitó cambio de destinación ni atendió los requerimientos.

Por lo anterior, en nuestra opinión, esta sentencia puede ser una alternativa útil en los procesos especiales de levantamiento de fuero sindical, en los que con frecuencia se alega la prescripción de los hechos que motivan la solicitud. Si bien el fallo no se pronuncia sobre ese escenario, el razonamiento sobre el momento en que se entiende conocida la falta puede servir como argumento de apoyo cuando el incumplimiento se ha prolongado en el tiempo.

El trabajador también cuestionó que la empresa y el sindicato nunca se reunieron para decidir el despido. Sin embargo, la Corte revisó la convención y encontró que esta no exigía levantar un acta, sino garantizar la participación de los delegados sindicales. Esto ocurrió: intervinieron en los descargos, dieron su concepto y, al no existir acuerdo con la empresa, la decisión pasó al superior jerárquico del jefe inmediato, tal como lo prevé la convención.

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También resulta relevante un aspecto de la sentencia del Tribunal de Medellín, dentro del trámite de la segunda instancia, que si bien no fue analizado por la Corte porque la censura no lo atacó, vale la pena tener presente: para configurar la justa causa del numeral 1 del artículo 62 del Código Sustantivo del Trabajo, relacionada con el engaño por parte del trabajador, no es necesario contar con una falsedad en los términos de la justicia penal. Basta con que el trabajador realice maniobras fingidas, simuladas o inciertas dirigidas a engañar al empleador. Esta argumentación puede ser útil al enfrentar este tipo de casos.

Lo que sí conviene retener es que la empresa no es una simple intermediaria del dinero: debe verificar que las cesantías se destinen a vivienda, educación u otro fin autorizado, pues de lo contrario puede asumir consecuencias sobre las sumas pagadas. Esa exposición patrimonial fue uno de los motivos por los que se consideró proporcional la decisión.

En nuestra lectura, la enseñanza de fondo es que las normas y las convenciones colectivas no se aplican de forma restrictiva, sino que hay que interpretarlas. La inmediatez no se mide contando días en un calendario, sino analizando las circunstancias de cada caso, entre ellas la naturaleza de la falta, si el incumplimiento se prolongó en el tiempo y las gestiones que el empleador adelantó antes de iniciar el disciplinario. Ese contexto es el que define en qué momento se entiende conocida la falta.

¿Qué hacer ahora?

Bajo este panorama, de manera previa al inicio de un proceso disciplinario, procure que todo quede documentado y con trazabilidad, incluyendo la auditoría que detectó el hecho, cada requerimiento enviado al trabajador con su fecha e incluso las validaciones realizadas con otras áreas de la empresa o con terceros. Esta trazabilidad le permitirá siempre ejercer una defensa ante un eventual cuestionamiento del proceso.

Si requiere una revisión de su reglamento interno o el protocolo de sus procesos disciplinarios, en Godoy lo acompañamos.