Principales obligaciones corporativas para las sociedades en 2026
De conformidad con la legislación colombiana, las sociedades comerciales y las sucursales de sociedades extranjeras deben cumplir anualmente con una serie de obligaciones societarias, registrales y de cumplimiento, cuyo vencimiento se concentra principalmente durante el primer trimestre del año. Su incumplimiento puede generar sanciones administrativas y eventuales responsabilidades para los administradores.
A continuación, se resumen las principales obligaciones corporativas que deberán atenderse durante el año 2026.
Celebración de la reunión ordinaria
La mayoría de las sociedades comerciales deberán celebrar dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio social, esto es, a más tardar el 31 de marzo de 2026, la reunión ordinaria de la asamblea general de accionistas o de la junta de socios, según corresponda.
En dicha reunión deberán considerarse los estados financieros con corte al 31 de diciembre de 2025, el informe de gestión del representante legal, el informe de la junta directiva (si existe), el informe del revisor fiscal (cuando aplique) y el proyecto de distribución de utilidades.
Renovación de la matrícula mercantil
La matrícula mercantil deberá renovarse dentro de los tres primeros meses del año, es decir, a más tardar el 31 de marzo de 2026, de conformidad con el artículo 33 del Código de Comercio.
La falta de renovación puede dar lugar a multas de hasta 17 salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMMLV), así como a otras consecuencias administrativas, incluyendo el sellamiento del establecimiento y, en casos de no renovación prolongada, la disolución de la sociedad.
Depósito de estados financieros
Dentro del mes siguiente a su aprobación, los estados financieros de propósito general con corte a 31 de diciembre de 2025 deberán depositarse en la Cámara de Comercio del domicilio social, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiese, de acuerdo con el artículo 41 de la Ley 222 de 1995.
Cuando la sociedad esté sometida a vigilancia o control de la Superintendencia de Sociedades y deba remitir allí sus estados financieros, no será necesario efectuar el depósito ante la Cámara de Comercio. El incumplimiento puede generar sanciones administrativas.
Nombramiento del revisor fiscal
Las sociedades anónimas, en comandita por acciones y sucursales de sociedades extranjeras deben contar obligatoriamente con revisor fiscal. Las demás sociedades deberán verificar si superan los umbrales legales (5.000 SMMLV en activos o 3.000 SMMLV en ingresos) y, de ser así, proceder a su nombramiento e inscripción.
Registro de la situación de control o grupo empresarial
Cuando se configure una situación de control, deberá inscribirse en el registro mercantil dentro de los 30 días hábiles siguientes. Si existe unidad de propósito y dirección, deberá registrarse el grupo empresarial. La omisión de esta inscripción puede ser sancionada.
Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB)
Las sociedades y sucursales de sociedades extranjeras deben mantener actualizada la información de sus beneficiarios finales en el Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB) administrado por la DIAN. Cuando se presenten modificaciones en la estructura de propiedad o control, la actualización deberá realizarse dentro del mes siguiente contado a partir del primer día de enero, abril, julio u octubre, según corresponda.
Protección de Datos Personales (RNBD)
Las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos superiores a 100.000 UVT que administren bases de datos personales deben inscribirlas en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) y mantener la información actualizada. Las nuevas bases deberán registrarse dentro de los dos meses siguientes a su creación.
Las modificaciones sustanciales deben actualizarse oportunamente y debe reportarse semestralmente el estado de los reclamos de los titulares, así como los incidentes de seguridad dentro de los 15 días hábiles siguientes a su detección.
Reportes ante la Superintendencia de Sociedades
Las sociedades obligadas a implementar el SAGRILAFT y/o el Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) deberán presentar el Informe 75 dentro de los plazos fijados por la Superintendencia, usualmente en julio. El Informe 58 deberá presentarse dentro de los 15 días hábiles siguientes al nombramiento o remoción del Oficial de Cumplimiento.
El Reporte de Sostenibilidad (Informe 08) podrá presentarse voluntariamente por las sociedades vigiladas o controladas que cumplan los umbrales regulatorios.
La adecuada planificación y cumplimiento oportuno de estas obligaciones permite mitigar riesgos legales, evitar sanciones y fortalecer la estructura de gobierno corporativo de las compañías. Una revisión temprana del calendario societario y de los umbrales regulatorios aplicables a cada entidad resulta fundamental para asegurar un adecuado cumplimiento durante el año 2026.
