Nuevo mapa del proceso disciplinario en la Reforma Laboral: pasos, límites y garantías esenciales
El Ministerio del Trabajo expidió la Circular 0048 del 22 de mayo de 2026 con un propósito claro: ofrecer una guía práctica sobre los cambios que la Ley 2466 de 2025 (Reforma Laboral) introdujo al procedimiento disciplinario laboral en el sector privado, desarrollando el contenido del debido proceso y estableciendo obligaciones, límites y un marco de actuación concreto para los empleadores.
Garantías mínimas del proceso disciplinario:
La reforma modificó el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo (CST), estableciendo garantías mínimas obligatorias, entre ellas: la dignidad, la presunción de inocencia, el in dubio pro disciplinado, la proporcionalidad, el derecho de defensa, la contradicción probatoria, la intimidad, la lealtad, la buena fe, la imparcialidad, el respeto al buen nombre y el non bis in ídem.
Aunque estos principios ya orientaban los procedimientos disciplinarios antes de la reforma, su incorporación expresa fortalece la seguridad jurídica para el empleador e incluso constituye una obligación legal.
De igual forma, se establecieron las siguientes condiciones mínimas del procedimiento sancionatorio:
| Etapa | Obligación del empleador |
|---|---|
| 1. Comunicación escrita | Informar al trabajador por escrito los hechos, conductas u omisiones que se investigarán, con calificación provisional de las faltas, permitiéndole preparar su defensa. |
| 2. Traslado de pruebas | Presentar todas las pruebas que respaldan la investigación. Si aparecen nuevas pruebas, deberá informarse y otorgar nuevo tiempo de defensa. |
| 3. Plazo de defensa | Fijar audiencia de descargos con mínimo cinco días hábiles desde la comunicación. |
| 4. Decisión motivada | Motivar la sanción de forma razonada y proporcional, con base en los hechos y pruebas previamente comunicados, evitando justificaciones genéricas. |
| 5. Medios de impugnación | Garantizar al trabajador la posibilidad de controvertir la decisión mediante recursos como reposición o apelación, según lo previsto en el reglamento interno. |
| 6. Inmediatez | Adelantar el procedimiento en plazo razonable bajo el principio de inmediatez, evitando usar la demora como mecanismo de presión. |
Tratamiento especial para pequeñas empresas ratificado por la circular:
En las empresas de hasta diez trabajadores y en el caso de los empleadores de trabajadores del servicio doméstico, el procedimiento formal no es exigible por considerarse una carga desproporcionada. No obstante, deben respetarse las garantías mínimas, entre ellas la presunción de inocencia, el derecho de defensa, la posibilidad de presentar pruebas, controvertir aquellas que se alleguen en su contra y el principio de non bis in ídem. En estos casos, se recomienda notificar por escrito los hechos imputados, garantizar que el trabajador sea escuchado y sancionar proporcionalmente.
¿Este procedimiento disciplinario aplica tanto a las sanciones como a la terminación con justa causa?
La Circular confirma lo señalado en la SU-449 de 2020, según la cual el despido con justa causa no es, por regla general, una sanción disciplinaria, sino el ejercicio de la facultad resolutoria del contrato.
Bajo esta distinción, el Ministerio afirma que, cuando el despido es resultado del ejercicio de la facultad resolutoria contractual y no una sanción disciplinaria, no requiere agotar el debido proceso disciplinario de la reforma.
Sin embargo, esta afirmación genera confusión y se aleja de la práctica y de la jurisprudencia actual. En primer lugar, la misma Circular indica que, cuando exista reglamento interno, una convención, un pacto colectivo o un contrato con sistema de graduación de faltas y su calificación de las mismas como graves, sí deberá garantizarse el debido proceso (art. 7, Ley 2466). Esto incluso podría representar una extralimitación, debido a que definir una falta grave que pueda dar lugar a una terminación con justa causa no transforma automáticamente esta medida en una sanción. En segundo lugar, aunque los jueces no exigen un proceso propiamente dicho, sí verifican que se hayan respetado las garantías del debido proceso en despidos con justa causa.
Por lo anterior, aplicar, en la medida de lo posible, el procedimiento establecido en la Reforma Laboral previo a la imposición de cualquier medida disciplinaria, ya sea una sanción o el despido con justa causa, sigue siendo la medida más recomendable para las compañías. De esta manera, la Circular 0048 establece los aspectos mínimos que empleadores y trabajadores deben conocer sobre el proceso disciplinario en el sector privado. El mensaje es claro: realizar procesos disciplinarios con reglas claras protege a la organización y garantiza el respeto por los derechos de sus trabajadores. Por lo anterior, es momento de revisar los reglamentos internos, actualizarlos conforme a la reforma y asegurar que cada actuación disciplinaria cumpla con los estándares legales.
